Hvordan elektronisk signere PDF-dokumenter uten å skrive ut og skanne dem

Du har fått tilsendt et dokument per e-post, og du må signere det og sende det tilbake. Du kan skrive ut dokumentet, signere det og deretter skanne det inn igjen og sende det via e-post. Men det er en bedre, raskere måte.

Vi viser deg hvordan du raskt legger til signaturen din i ethvert PDF-dokument, og lagrer den som en standard PDF-fil som kan leses hvor som helst. Du kan gjøre dette på Windows, Mac, iPad, iPhone, Android, Chrome OS, Linux - uansett hvilken plattform du foretrekker.

Elektroniske signaturer, ikke digitale signaturer

  1. Windows : Åpne PDF-filen i Adobe Reader og klikk på "Fyll & signer" -knappen i høyre rute.
  2. Mac : Åpne PDF-filen i forhåndsvisning, klikk på verktøykasseknappen, og klikk deretter på Signer
  3. iPhone og iPad : Åpne PDF-vedlegget i Mail, og klikk deretter på "Markup and Reply" for å signere.
  4. iPhone og Android : Last ned Adobe Fill & Sign, åpne PDF og trykk på Signatur-knappen.
  5. Chrome : Installer HelloSign-utvidelsen, last opp PDF-en og klikk på Signatur-knappen.

Først, la oss rette opp noen terminologi. Denne artikkelen handler om elektroniske signaturer, ikke digitale signaturer, som er noe helt annet. En digital signatur er kryptografisk sikker og bekrefter at noen med din private signeringsnøkkel (med andre ord du) har sett dokumentet og autorisert det. Det er veldig sikkert, men også komplisert.

En elektronisk signatur er derimot bare et bilde av signaturen din overlagt på et PDF-dokument. Du kan gjøre det med alle slags apper, og det er hva folk flest vil ha når de sender deg et dokument for å signere. Send dem en PDF-fil med digital signatur, så vet de ikke hva de skal gjøre med den. For mange bedrifter er det bare et stort teknologisk sprang å godta signerte dokumenter via e-post i stedet for å tvinge deg til å fakse dem.

Så sikkert, metodene nedenfor er ikke helt sikre - men det er heller ikke noe å skrive ut, å skrive over det med en penn og deretter skanne det igjen. I det minste er dette raskere!

Windows: Bruk Adobe Reader

RELATERT: De beste PDF-leserne for Windows

Selv om Adobe Reader ikke er den letteste PDF-visningen, er den en av de mest funksjonelle, og har faktisk utmerket støtte for signering av PDF-dokumenter. Andre tredjeparts PDF-lesere kan tilby denne funksjonen, men de krever vanligvis at du kjøper en betalt versjon før du bruker signaturfunksjonene.

For å signere et dokument ved hjelp av Adobe Reader, må du først åpne PDF-dokumentet i Adobe Acrobat Reader DC-applikasjonen. Klikk på "Fill & Sign" -knappen i høyre rute.

Klikk på “Sign” -knappen på verktøylinjen og velg “Add Signature” for å legge til signaturen din i Adobe Acrobat Reader DC.

Hvis du trenger å legge til annen informasjon i dokumentet, kan du bruke de andre knappene på verktøylinjen til å gjøre det. For eksempel kan du skrive tekst eller legge til hakemerker for å fylle ut skjemaer ved hjelp av knappene på verktøylinjen Fyll og signer.

Du kan opprette en signatur på en av tre måter. Som standard velger Adobe Reader “Type” slik at du kan skrive inn navnet ditt og få det konvertert til en signatur. Dette vil ikke se ut som din virkelige signatur, så det er sannsynligvis ikke ideelt.

I stedet vil du sannsynligvis velge "Draw" og deretter tegne signaturen din med musen eller en berøringsskjerm. Du kan også velge "Image" hvis du vil signere et stykke papir, skanne det med en skanner og deretter legge til din skriftlige signatur i Adobe Reader. (Ja, dette krever skanning, men du trenger bare å gjøre dette en gang, og deretter kan du bruke signaturen på alle dokumenter du elektronisk signerer i fremtiden.)

Når du har opprettet en signatur, klikker du på "Bruk" for å bruke den på dokumentet. La "Lagre signatur" være merket, og du kan raskt legge til denne signaturen i fremtiden.

Plasser signaturen der du vil ha den med musen og klikk for å bruke den. Hvis du valgte å lagre signaturen din, vil du finne den lett tilgjengelig i "Sign" -menyen i fremtiden.

For å lagre det signerte PDF-dokumentet, klikker du på Fil> Lagre og velger en plassering for filen.

Mac: Bruk forhåndsvisning

RELATERT: Bruk Macs forhåndsvisningsapp for å slå sammen, dele, merke opp og signere PDF-filer

Mac-brukere er heldigere enn Windows-brukere. Forhåndsvisningsprogrammet som følger med macOS, har integrerte dokumentsigneringsfunksjoner. Takket være de utmerkede styreflatene som er innebygd i MacBooks, kan du faktisk tegne signaturen din på styreflaten med en av fingrene for å legge den inn i Preview. På en ny MacBook med en "Force Touch" styreflate er dette til og med trykkfølsomt, noe som gir enda mer nøyaktige signaturer.

Du kan også bare signere et stykke papir og "skanne" det med webkameraet ditt, hvis du foretrekker å lage signaturen din på den gammeldagse måten (eller hvis du har en iMac uten styreflate).

For å signere et dokument, åpne et PDF-dokument i Forhåndsvisning (dette bør være standardappen som åpnes når du dobbeltklikker på en PDF-fil, med mindre du har endret den). Klikk på den verktøykasseformede "Vis markeringsverktøylinjen" -knappen, og klikk deretter på "Signer" -knappen på verktøylinjen som vises.

Du blir bedt om å enten lage en signatur ved å dra fingeren over styreflaten, eller ved å signere et stykke papir og skanne den med webkameraet ditt. Fang signaturen din en gang og Preview vil huske den for fremtiden.

Når du har tatt en signatur, kan du velge den i menyen som vises etter at du har klikket på "Sign" -knappen. Signaturen din blir brukt som et bilde som kan dras rundt og endres til for å passe til dokumentet.

De andre alternativene på verktøylinjen lar deg skrive inn tekst og tegne figurer på dokumentet, slik at du kan fylle ut skjemaer, om nødvendig.

Når du er ferdig, klikker du på Fil> Lagre for å lagre PDF-filen og bruker signaturen din på filen. Du kan også klikke på Fil> Dupliser i stedet for å lage en kopi av PDF-filen og lagre endringene i en ny kopi av filen uten å endre originalen.

Hvis du ikke liker forhåndsvisning av en eller annen grunn, kan du også bruke Adobe Reader DC på en Mac. Det fungerer akkurat som å signere et dokument på Windows, så se instruksjonene i Windows-delen for informasjon om det.

iPhone og iPad: Bruk Mail eller Adobe Fill & Sign

RELATERT: Hvordan signere dokumenter og merke vedlegg i iOS Mail

På en iPhone eller iPad kan du signere dokumenter ved hjelp av markeringsfunksjonen i iOS Mail-appen. Hvis du har en Mac og bruker Forhåndsvisning til å signere dokumenter, vil signaturen din faktisk synkroniseres fra din Mac til iPhone eller iPad, slik at du ikke trenger å opprette den en gang til.

Denne funksjonen er praktisk, men den fungerer bare hvis du vil signere dokumenter i Mail-appen. For eksempel kan du få tilsendt et PDF-dokument per e-post, og du må kanskje signere det og sende det med e-post med en gang.

For å gjøre dette må du motta en e-post med en PDF-fil vedlagt, trykke på PDF-vedlegget og klikke på verktøykasseformet "Markering og svar" -ikon nederst til høyre på skjermen mens du ser på PDF-filen.

Du kan da legge til en signatur ved å trykke på signaturknappen nederst til høyre på skjermen. Du kan også skrive inn tekst og tegne på dokumentet, hvis du vil.

Når du trykker på “Ferdig”, vil Mail-appen automatisk opprette et svar på e-posten med det signerte dokumentet vedlagt. Du kan skrive en e-postmelding og deretter sende det signerte dokumentet.

 

Selv om dette er praktisk, fungerer det bare i Mail-appen, så det er veldig begrenset. Hvis du vil gjøre dette fra en hvilken som helst annen app, trenger du en tredjeparts signeringsapp.

Det er ganske mange alternativer her, men vi liker Adobes Adobe Fill & Sign-app, som lar deg signere et ubegrenset antall dokumenter gratis. Det kan til og med ta bilder av papirdokumenter med kameraet ditt, slik at du kan lage digitale kopier av papirskjemaer. Du kan signere et dokument ved å skrive på berøringsskjermen med en finger eller pekepenn, og de lar deg også skrive inn tekst i PDF-dokumenter for å fylle dem ut.

For å få et PDF-dokument fra en annen app til Adobe Fill & Sign, finn PDF-filen i en annen app, trykk på "Del" -knappen, og velg Adobe Fill & Sign-appen. Du kan deretter trykke på signaturknappen for å enkelt signere dokumentet. Når du er ferdig, trykker du på "Del" -knappen i Adobe Fill & Sign for å sende det signerte dokumentet til en annen app.

 

Hvis du er en bedrift som leter etter et mer fullverdig verktøy, eller hvis du bare ikke liker Adobe Sign & Fill, liker vi også SignNow. Det fungerer veldig bra og lar deg signere dokumenter med fingeren. Du kan registrere deg opptil fem dokumenter i måneden gratis, men etter det krever det en månedlig abonnementsavgift. Det er et godt alternativ.

Android: Bruk Adobe Fill & Sign

Android kommer ikke med en innebygd app som kan gjøre dette. I stedet må du bruke en tredjepartsapp. Akkurat som på iPhone og iPad, liker vi Adobe Fill & Sign, som lar deg signere et ubegrenset antall dokumenter i måneden gratis. Det kan også ta bilder av papirdokumenter med kameraet ditt, slik at du kan signere dem elektronisk.

Etter at du har installert appen, kan du åpne PDF-dokumenter i appen og trykke på signaturknappen for å signere dem. Du kan deretter dele det signerte dokumentet med en annen app ved å trykke på "Del" -knappen.

 

Akkurat som på iOS, anbefaler vi også SignNow hvis du vil ha noe mer funksjonsfylt og er villig til å betale (siden det kun tilbyr opptil fem signaturer i måneden gratis).

Chromebook: Bruk HelloSign

På en Chromebook finner du en rekke nettsigneringstjenester som fungerer for deg. Vi liker HelloSign, som tilbyr et godt webgrensesnitt samt en Chrome-app som integreres med Google Drive. Det lar deg registrere opptil tre dokumenter i måneden gratis.

HelloSigns grunnleggende webgrensesnitt lar deg enkelt laste opp PDF-dokumenter og signere dem ved å tegne din signatur eller laste opp et bilde. Du kan deretter sende det signerte dokumentet direkte til noen eller laste ned dokumentet og gjøre hva du vil med det.

Hvis du ikke liker HelloSign, fungerer DocuSign også bra på en Chromebook, og tilbyr en app som integreres med Google Drive for signering og en nettleserutvidelse som lar deg signere dokumenter fra Gmail. Men DocuSign tilbyr ingen gratis signaturer. SignNow tilbyr også en Chrome-app for Google Drive og utvidelse for Gmail, men appen og utvidelsen blir ikke like godt gjennomgått.

Linux: Det er komplisert

Dette er litt tøffere på Linux, da den offisielle versjonen av Adobe Reader for Linux ble avviklet. Selv de gamle, utdaterte versjonene som er tilgjengelige for Linux, har ikke denne funksjonaliteten, og heller ikke populære integrerte PDF-visere som Evince og Okular.

Det kan være lurt å prøve et nettbasert verktøy som HelloSign, diskutert i Chromebook-delen ovenfor, for den enkleste opplevelsen.

Hvis du vil bruke en stasjonær app, er Xournal sannsynligvis det mest praktiske verktøyet for å signere PDF-filer på Linux. Den kan kommentere PDF-filer og legge til bilder i dem. Først må du lage et bilde av signaturen din - signere et stykke papir, skanne det inn i Linux-systemet og rydde det opp. Du kan potensielt bare ta et bilde av det med webkameraet eller smarttelefonens kamera. Det kan være lurt å tilpasse den i GIMP slik at den har en gjennomsiktig bakgrunn, eller bare sørg for at du signerer et hvitt stykke papir og at bakgrunnen er helt hvit.

Installer Xournal fra Linux-distribusjonens programvareinstallasjonsverktøy, åpne PDF-filen og klikk på menyalternativet Verktøy> Bilde. Dette lar deg sette inn bildet av signaturen din, og du kan plassere den og endre størrelsen på den etter behov slik at den passer i signaturfeltet.

Å måtte skanne og opprette en bildefil er litt irriterende, men du kan bruke denne metoden til å raskt signere dokumenter i fremtiden etter at du har fått et godt bilde av signaturen din.

Bildekreditt: Tim Pierce på Flickr