Hvordan bruke Microsoft Words sammenligningsfunksjon

Hvis du er på et samarbeidsteam med arbeidere, eller bare har å gjøre med flere revisjoner av ditt eget arbeid, er det viktig å kunne spore trinnvise endringer. I Microsoft Word er muligheten til å sammenligne alle forskjeller i to nesten identiske dokumenter innebygd i sammenligningsverktøyet. Slik bruker du det.

Først åpner du Word og hvilken som helst dokumentfil. (Det kan være en av dem du sammenligner, et annet dokument helt eller bare et tomt prosjekt.) Klikk på "Gjennomgå" -fanen øverst på skjermen for å åpne båndmenyen, og klikk deretter på "Sammenlign" -knappen - det vil være nær høyre side av menyen.

Klikk på "Sammenlign" igjen hvis en annen meny åpnes. Velg deretter de to dokumentene i det nye vinduet: "Original" (eller tidligere) dokument og "Revidert" (eller senere) dokument. Hvis du ikke ser noen i rullegardinmenyen, klikker du på mappeikonet til høyre for å bla til dokumentet ved hjelp av filleseren din.

Under "Etikett endres med" kan du angi et notat som hjelper deg å holde oversikt over hvilken forskjell som hører til hvilket dokument. Her skal jeg merke mine “senere” siden det er den siste versjonen av manuskriptet. Du kan bare legge til en kode i det reviderte dokumentet, men du kan bytte mellom dem med dobbeltpilikonet.

Klikk på “Mer” -knappen for å se avansert alternativ. De fleste av disse forklarer seg selv, og alle alternativene er aktivert som standard. Legg merke til alternativet "Vis endringer på", som viser individuelle endringer enten ett tegn om gangen (veldig sakte) eller ett ord om gangen.

Klikk "OK". Word åpner et komplisert utvalg av ruter i et enkelt dokument. Fra venstre til høyre har du en detaljert liste over endringer, en full oversikt over "Revidert" dokument med røde merker på venstre margin som indikerer endringer, og en dobbel rute som viser de originale og reviderte dokumentene stablet. Å rulle med mushjulet vil rulle alle de tre primære rutene samtidig, men du kan bruke rullefeltene til høyre for hver for å bla de individuelle rutene til hver.

Revisjonsruten er den mest nyttige her. Den viser hver endring, hva som ble fjernet og hva som ble lagt til, i rekkefølge fra toppen av dokumentet til bunnen. Det er en fantastisk måte å se forskjellene i tekst og formatering på et øyeblikk. Ved å klikke på en av oppføringene i revisjonsruten, blar du umiddelbart de andre rutene til den aktuelle posisjonen. Ryddig!

Når du har brukt Revisjons-fanen for å finne den spesifikke revisjonen, kan du høyreklikke på den aktuelle teksten i midtruten. Klikk på "Godta" eller "Avvis" (etterfulgt av tilsvarende handling) for å beholde eller tilbakestille endringen.

Du kan lagre dette sammenlignede dokumentet som en separat fil som ikke påvirker noen av dokumentene du ser på for øyeblikket. Bare klikk på Fil> Lagre som, og lagre det som ethvert annet Word-dokument.

Merk at sammenligningsfunksjonen ikke er tilgjengelig hvis enten dokumentet har passordbeskyttelse eller endringene er beskyttet i Word. Du kan endre denne innstillingen i de enkelte dokumentene ved å klikke på Gjennomgang> Spor endringer.