Hvordan bruke fotnoter og sluttnoter i Microsoft Word

Enten du bruker Microsoft Word for personlig eller profesjonell skriving, noen ganger kan det være lurt å legge til tilleggsnotater i deler av arbeidet ditt. Kanskje du vil gi en sidekommentar til et av argumentene dine, eller du må sitere en annen forfatteres verk uten å distrahere fra hovedteksten. Heldigvis har Word nyttige verktøy for å legge til fotnoter og sluttnoter til skrivingen din.

Merk: Vi bruker Microsoft Word 2016, men Word har støttet fotnoter og sluttnoter siden minst Word 2007. Avhengig av hvilken versjon av Word du bruker, kan menyene vi går gjennom i denne håndboken se litt annerledes ut. Men ikke bekymre deg - funksjonene og funksjonene er de samme.

Hva er fotnoter og sluttnoter?

Fotnoter og sluttnoter er begge måter å legge til ekstra biter av informasjon til skrivingen din utenfor hovedteksten. Tenk på dem som verbale sider, bare skriftlig. Du kan bruke fotnoter og sluttnoter for å legge til sidekommentarer til arbeidet ditt eller for å sitere andre publikasjoner som bøker, artikler eller nettsteder. Den eneste forskjellen mellom fotnoter og sluttnoter er hvor de vises i dokumentet.

Som navnet antyder, er fotnoter festet nederst på siden som inneholder setningen de tilsvarer. Sluttnoter blir derimot lagt til på slutten av en seksjon eller et dokument. Hvilken du bør bruke i skrivingen, avhenger av dine personlige preferanser, eller - hvis du skriver for skolen eller jobben - organisasjonens publikasjonsstandarder.

Hvordan sette inn fotnoter og sluttnoter

Slå av Microsoft Word, og åpne deretter dokumentet du vil legge til fotnoter til (eller opprett et nytt dokument hvis du nettopp er i gang). Bytt til "Referanser" -fanen på Words bånd.

Her finner du en rekke nyttige funksjoner for å kommentere teksten din, inkludert verktøy for å sette inn en innholdsfortegnelse, legge til sitater og generere en bibliografi. Den andre gruppen på denne fanen inneholder fotnote- og sluttnotefunksjonene vi ønsker.

For å legge til en fotnote, plasser innsettingspunktet i teksten der du vil at fotnoten skal vises, og klikk deretter på "Sett inn fotnote" -knappen.

Word legger til et lite overskriftnummer der du plasserte innsettingspunktet.

Og deretter skifter fokus umiddelbart til fotnote-ruten og plasserer innsettingspunktet på den nye fotnoten, slik at du kan begynne å skrive det med en gang.

Fotnoter vises nederst på siden under en kort horisontal linje. Hver gang du legger til en fotnote på denne siden, vil et annet nummer bli lagt til listen.

Når du har lagt til fotnote, kan du holde markøren over referansemarkøren for hver setning for å se en forhåndsvisning av fotnoten i teksten.

Du kan også raskt tappe mellom fotnoter i både hovedteksten og fotnotelisten nederst på siden ved å klikke på "Neste fotnote" -knappen i navigasjonslinjen.

Eller klikk på rullegardinmenypilen på "Neste fotnote" -knappen for å velge et annet navigasjonsalternativ. Du kan velge å gå til forrige fotnote eller navigere til neste eller forrige sluttnote.

Trinnene for å sette inn sluttnoter er i det vesentlige de samme. Plasser innsettingspunktet der du vil kommentere, og klikk deretter på "Sett inn sluttnote" -knappen på "Referanser" -fanen i Words bånd.

Akkurat som med fotnoter, vedlegger Word et overskriftnummer som inneholder en sluttnote. Men denne gangen vises listen over notater den genererer på slutten av den gjeldende delen eller slutten av dokumentet (du kan tilpasse hvor de vises, og vi vil snakke mer om det litt).

Slik konfigurerer du fotnoter og sluttnoter i Word 2016

Word har grunnleggende standardinnstillinger for fotnoter og sluttnoter, men du kan når som helst justere disse innstillingene fra menyen i kategorien Referanser.

Klikk på pilen i nedre høyre hjørne av "Fotnoter" -menyen.

Dette åpner et fotnote- og sluttnote-vindu der du kan tilpasse plasseringen, utseendet og formatet til alle fotnoter og sluttnoter.

Endre plasseringen av fotnoter og sluttnoter

Som standard setter Word fotnoter nederst på siden og sluttnoter på slutten av dokumentet, men du kan endre hvor disse notatene vises.

Under "Plassering" i Fotnote og Sluttnote-menyen, finn alternativet "Fotnoter" (det skal velges som standard når du først åpner menyen). Åpne rullegardinmenyen til høyre for det alternativet, og du kan endre plasseringen av fotnoten til enten bunnen av siden eller under teksten. Hvis du velger det sistnevnte alternativet, plasserer Word fotnotene dine umiddelbart etter hovedteksten i stedet for nederst på siden.

For å endre standardposisjonen for sluttnoter, velg alternativet "Endnoter", og åpne deretter rullegardinmenyen til høyre. Der kan du endre plassering av sluttnote til slutten av den gjeldende delen eller slutten av dokumentet.

Konverter fotnoter til sluttnoter (og omvendt)

Et annet alternativ er å konvertere alle fotnotene dine til sluttnoter eller omvendt. I stedet for å endre hver enkelt individuelt, lar dette alternativet deg endre dem alle samtidig. Hvis du jobber med et dokument med mange notater, kan dette alternativet være nyttig.

Under "Location" -delen av Footnote and Endnote-menyen klikker du på "Convert" -knappen.

Dialogboksen Konverter notater dukker opp, og gir deg tre alternativer: 1) Konverter alle fotnoter til sluttnoter, 2) Konverter alle sluttnoter til fotnoter, og 3) bytt fotnoter og sluttnoter. Velg alternativet du ønsker, og klikk deretter på “OK” -knappen.

Endre utformingen av fotnoter og sluttnoter

Som standard oppretter Word fotnote- og sluttnotelister med samme oppsett som siden de vises på. Du kan imidlertid justere dette fra vinduet Fotnote og sluttnote ved å klikke på "Kolonner" -rullegardinmenyen og velge antall kolonner du vil bruke.

Du kan angi at fotnoter og sluttnoter skal vises i opptil fire forskjellige kolonner på siden.

Tilpass formatet på fotnoter og sluttnoter

Word lar deg også velge mellom flere alternativer for formatering av hvordan fotnoter og sluttnoter er nummerert. Det er generelt lurt å velge et annet nummereringssystem for hver notatype, spesielt hvis du bruker en kombinasjon av fotnoter og sluttnoter i samme dokument. Dette hjelper deg og leseren med å raskt skille mellom de to.

I Format-delen klikker du på rullegardinpilen til høyre for "Nummerformat" -alternativet. Velg ønsket tallformat.

Du kan også merke notatene dine med et tilpasset symbol i stedet for et standard nummereringssystem. Klikk på “Symbol” -knappen ved siden av Custom Mark-alternativet.

Symbol-menyen åpnes. Velg symbolet du vil bruke til å merke notatene dine, og klikk deretter på “OK” -knappen.

Det valgte ikonet ditt skal vises i "Custom Mark" -boksen, og Word vil nå bruke dette symbolet til å merke notatene dine.

Som standard nummererer Word fotnoter og sluttnoter i individuelle serier som begynner på "1" (eller a , i , I osv.) Og fortsetter gjennom hele dokumentet. Du kan imidlertid tilpasse både startpunktet og kontinuiteten til notatene dine.

Hvis du vil at fotnoter eller sluttnoter skal starte et annet sted enn det første nummeret i serien (for eksempel 2 i  stedet for  1 ), klikker du på pilene i rullegardinboksen "Start ved" for å øke eller redusere startverdien. Et eksempel på hvor dette kan være nyttig er hvis du skriver en bok som inneholder sluttnoter, og du lagrer hvert kapittel som et eget Word-dokument. Du kan konfigurere hvert kapittels dokument slik at det begynner å nummerere sluttnoter der det siste kapitlet slapp.

Hvis du vil endre kontinuiteten i nummereringsserien din, klikker du på rullegardinmenypilen ved siden av "Nummerering".

Du ser tre alternativer for nummerering av fotnoter og sluttnoter: Kontinuerlig, Start hver seksjon på nytt og Start hver side på nytt. Hvis du vil at fotnoter og sluttnoter skal nummereres kontinuerlig fra begynnelsen av dokumentet til slutten, velger du alternativet "Kontinuerlig". Hvis du foretrekker å ha notatene dine nummerert etter kapittel eller seksjon, velger du alternativet "Start hver seksjon på nytt". Eller velg "Start hver side på nytt" for å nummerere notatene dine etter side.

Bruk endringene dine på dokumentet

Etter å ha konfigurert alternativene ovenfor, må du velge hvordan du vil at endringene skal brukes på dokumentet. Nederst på menyen klikker du på rullegardinmenypilen ved siden av alternativet "Bruk endringer på".

Hvis du vil at endringene skal gjelde for hver side og del av dokumentet ditt, velger du alternativet "Hele dokumentet". Eller velg "Denne seksjonen" for å bare bruke endringene i delen av dokumentet du er i. (Merk at dette alternativet ikke vises hvis du ikke har noen seksjonsskift i dokumentet.)

Når du er fornøyd med innstillingene dine, klikker du på “Bruk” -knappen nederst til høyre i menyen.

Du kan også sette inn en ny fotnote ved hjelp av de valgte innstillingene ved å klikke på "Sett inn" -knappen i nedre venstre hjørne av menyen.

Hvordan kryssreferanse fotnoter og sluttnoter i Word 2016

Hvis du vil bruke den samme fotnoten eller sluttnoten mer enn en gang i hele teksten, er det en enkel måte å gjøre det uten å måtte sette inn det samme om og om igjen.

Plasser innsettingspunktet der du vil at en referanse skal settes inn i teksten. Klikk på "Kryssreferanse" -knappen i kategorien Referanser.

I kryssreferansevinduet velger du enten “Fotnote” eller “Sluttnote” fra rullegardinmenyen “Referansetype”.

Klikk deretter på rullegardinmenyen "Sett inn referanse til".

Alternativet "Fotnote" setter inn fotnote i vanlig tekst, mens alternativet "Fotnote nummer (formatert)" setter inn nummeret på fotnoten i overskrift. Alternativet “Sidetall” setter inn nummeret på den refererte siden i stedet for fotnotenummeret. Alternativet "Over / Under" setter inn ordet "Over" eller "Under" avhengig av hvor den opprinnelige fotnoten vises i forhold til kryssreferansen. Velg ønsket alternativ.

Word lar deg lage hyperkoblinger mellom kryssreferanser, slik at du enkelt kan finne den samme fotnoten overalt den vises i dokumentet. Alternativet “Sett inn som hyperkobling” er valgt som standard, slik at du kan klikke på hvilken som helst kryssreferanse og automatisk bli ført til den delen av dokumentet som inneholder den opprinnelige fotnoten. Vi anbefaler å la dette alternativet være merket, men du kan fjerne merket hvis du foretrekker det.

Velg fotnoten du vil kryssreferanse under "For hvilken fotnote", og klikk deretter på "Sett inn" -knappen nederst i menyen.