Hvordan redusere filstørrelsen til en PowerPoint-presentasjon

Med tanke på at Microsoft PowerPoint-presentasjoner vanligvis er ledsaget av mange bilder, gifs, innebygde videoer, diagrammer, grafer og annet innhold, er det ingen overraskelse at du får noen ganske store filer. Her er noen få trinn du kan ta for å redusere presentasjonens filstørrelse.

Store filer kan være irriterende. De tar opp masse dyrebar diskplass, reduserer avspillingsytelsen og kan føre til at e-postmeldinger spretter tilbake på grunn av overskridelse av filstørrelsesgrensen. Du kan forhindre alle disse tingene ved å redusere filstørrelsen på presentasjonen.

Vi har nevnt det før, men det første du tenker på når du vurderer å redusere filstørrelsen, er bilder - og med god grunn. Bildefiler kan være ganske store. Det er trinn du kan ta for å redusere størrelsen, for eksempel å komprimere bildene i presentasjonen. Hvis du mistenker at grunnen til at PowerPoint-filen din er så stor, skyldes bilder, må du huske å lese artikkelen vi har skrevet om hvordan du kan redusere størrelsen på Office-dokumenter som inneholder bilder.

RELATERT: Hvordan redusere størrelsen på et Microsoft Word-dokument

Vi har noen flere tips du kan legge til hvis du fulgte disse trinnene, men fortsatt trenger å redusere presentasjonens filstørrelse.

Konverter presentasjonen til PPTX-format

Microsoft ga ut PPTX-formatet i Office 2007. Det er likevel ikke uvanlig å se PPT-filer flyte rundt. Så hva er forskjellen mellom en PPT- og PPTX-fil? PPTX-versjonen komprimerer alt innholdet i presentasjonen. Hvis du har en PPT-fil og konverterer den til en PPTX-fil, vil du merke en nedgang i filstørrelsen.

Å konvertere filen er så enkelt som å trykke på en knapp og velge filtype. Gå videre og åpne PPT-filen, gå over til "File" -fanen, og klikk deretter på "Convert".

Windows File Explorer vises. Du vil merke at Lagre som-typen er satt til "PowerPoint-presentasjon." Dette er PPTX-filtypen. Klikk på "Lagre".

PPT-filen din blir nå konvertert til en PPTX-fil. Som du kan se, har størrelsen på filen blitt redusert.

HTG Presentasjon 2 er vår PPT-fil, og HTG Presentasjon 3 er vår PPTX-fil. Bare konvertering av filtypen reduserte størrelsen med 335 kB.

Selv om dette ikke er en fantastisk nedgang i filstørrelse, klarte vi å redusere en Word-dokumentfilstørrelse fra 6,001 KB til 721 KB. Alt avhenger av hva som er inne i filen. Med hell, vil dette være det eneste trinnet du trenger å ta. Hvis ikke, fortsett å lese.

Sett inn bildene dine - ikke kopier og lim inn

Det er fristende å kopiere og lime inn et bilde i PowerPoint i stedet for å bruke innsettingsfunksjonen. Dette vil ikke være et problem hvis du ikke er bekymret for filstørrelsen, men hvis du er det, så vær forsiktig med å kopiere og lime inn - det kan formatere bildet ditt til BMP eller PNG. Hvorfor er dette et problem? Begge disse filformatene er større enn JPG.

Du kan se i skjermbildet ovenfor at PNG-filen er 153KB sammenlignet med 120KB JPG-filen med det samme bildet. Hver gang du kopierer og limer inn en JPG-fil til PowerPoint, og den blir konvertert til PNG, legger du til litt unødvendig filstørrelse i presentasjonen. Ved å bruke innsettingsfunksjonen vil bildene dine settes inn slik det er tiltenkt.

Gjør bilderedigeringer i en bilderedigerer - ikke i PowerPoint

Når du setter inn et bilde i PowerPoint, er det best å sørge for at det ikke trenger noen endringer. Hvis det ikke krever endringer, er du bedre å gjøre det i et bilderedigeringsprogram. Hvorfor? Når du bruker PowerPoint til å redigere bildet ditt, lagrer det alle disse endringene som en del av presentasjonen. Når du for eksempel endrer et bilde til svart-hvitt, beholder PowerPoint også fullfargebildet. Det er mange ekstra biter som lagres.

Hvis du ikke har et bilderedigeringsprogram (du har det) eller bare må bruke PowerPoint, må du be PowerPoint om å forkaste alt det overflødige dataet som er lagret fra endringene. Det sparer deg ikke så mye plass som å jobbe i en dedikert redaktør, men det vil hjelpe.

Komprimer alle bildene i presentasjonen

Du kan komprimere bilder i PowerPoint ett om gangen eller alle samtidig. Hvis du ønsker å gjøre det siste, slik er det.

Åpne presentasjonen, gå over til "Fil" -fanen, og velg deretter "Lagre som" i venstre rute.

Deretter velger du "Flere alternativer", som du finner under området der du vil gi filen din navn og velger filtype.

Vinduet "Lagre som" vises - denne gangen med noen ekstra alternativer tilgjengelig. Klikk på "Verktøy" ved siden av "Lagre" -knappen.

Velg "Komprimer bilder" i rullegardinmenyen som vises.

Vinduet "Komprimer bilder" vises. Her kan du velge oppløsningen på bildene (basert på PPI) i presentasjonen. Du vil også merke at du ikke kan velge alternativet "Bruk bare dette bildet" i gruppen "Komprimeringsalternativer". Det er fordi, på grunn av måten vi har tilgang til dette verktøyet, er dette alternativet ikke tilgjengelig.

Merk:  Hvis du vil komprimere et enkelt bilde, velger du det og går deretter til Picture Tools Format> Compress Pictures.

Når du er fornøyd med valget ditt, klikker du på “OK”.

Husk å lagre presentasjonen din etterpå.

Ikke bruk innebygde skrifter

Vi forstår hvorfor du kanskje vil bygge inn skrifter - du lager kanskje en Star Wars-presentasjon, og som et resultat vil ikke alle du kan dele presentasjonen med, ha de spesielle skriftene tilgjengelig for dem. Innebygging av skriftene i presentasjonen din kan forhindre problemer langs linjen, men det koster økte filstørrelser.

Generelt, med mindre du er sikker på at du trenger å vise en bestemt skrift, anbefaler vi at du slår av innebygging av skrift.

Gå over til "File" -fanen og velg "Options" nederst i venstre rute.

I kategorien "Lagre" fjerner du merket for "Legge inn skrifter i filen" og klikker deretter på "OK".

Vi lagret en kopi av presentasjonen vår med alle innebygde skrifter, uten innebygde skrifter, og med bare skriftene som ble brukt i presentasjonen innebygd. Se på forskjellen hvis filstørrelser:

Overbevist ennå?

Lenke til filer i stedet for å legge dem inn

Tenk på forskjellen i filstørrelse hvis du legger inn en hel YouTube-video i presentasjonen i stedet for å koble tilbake til den. Innbygging av en hel video vil øke størrelsen på presentasjonen betydelig. Det er absolutt noen verdifulle fordeler når du legger inn en fil kontra å koble til den (for eksempel når mottakeren kanskje ikke har internettilgang for å spille av videoen), men hvis filstørrelsen er et problem, bare ikke gjør det.

Ikke lagre et miniatyrbilde for presentasjonen

Vei tilbake når Office lar deg lagre miniatyrbilder av presentasjonen din, slik at du kan få en forhåndsvisning av filen når du søker etter den i File Explorer. Windows har vokst til å bli mer sofistikert, så det krever ikke lenger hjelp fra Office-applikasjoner for å gjøre dette. Men alternativet er fortsatt tilgjengelig.

Vi kjørte en liten test for å se forskjellen i filstørrelse med og uten dette alternativet aktivert. Her er resultatene:

Med miniatyralternativet aktivert, var filstørrelsen vår 2.660 KB. Uten alternativet aktivert, ble filstørrelsen redusert til 2662 KB, og sparte totalt 7 KB.

Dette er en ganske liten lagring, men da vi testet den med et Word-dokument, var forskjellen betydelig, og viste 721 KB uten alternativet aktivert, og 3 247 KB med alternativet aktivert.

Selv om dette er et stort gap mellom applikasjoner, og det ikke er helt klart hvorfor forskjellen er så stor, er det fortsatt et alternativ som er verdt å utforske. For å deaktivere funksjonen, åpne presentasjonen, gå til kategorien "File", og velg deretter "Properties" som er funnet på høyre side, og deretter "Advanced Properties".

Du kommer nå til "Sammendrag" -fanen i "Egenskaper" -vinduet. Fjern markeringen i boksen ved siden av "Lagre forhåndsvisningsbilde" nederst i vinduet, og klikk deretter på "OK".

Fjern personlig og skjult informasjon fra presentasjonen

Microsoft Office lagrer din personlige informasjon (for eksempel forfatternavn) og skjulte egenskaper i presentasjonen. Å kvitte seg med denne informasjonen kan spare deg for litt plass.

Åpne presentasjonen, gå over til "File" -fanen, velg "Check for Issues" og velg deretter "Inspect Document."

Vinduet “Dokumentinspektør” vises. Forsikre deg om at "Dokumentegenskaper og personlig informasjon" er merket av, og klikk deretter "Inspiser."

I det neste vinduet velger du "Fjern alle". Informasjonen vil nå bli fjernet, noe som sparer deg noen kB plass.

Slå av AutoRecover

Vi anbefaler ikke nødvendigvis dette, og det bør bare brukes som en siste utvei. AutoRecover er et viktig verktøy i Office, og hvis du noen gang har mistet et dokument før du lagret det, forstår du nøyaktig hva vi mener.

Hver gang Office bruker AutoRecover, legger det litt til størrelsen på filen. For å slå av AutoRecover, gå over til "File" -fanen og velg "Options" som du finner nederst i venstre rute.

I "Lagre" -fanen i "Alternativer" -vinduet, fjerner du avmerkingsboksen ved siden av "Lagre informasjon om automatisk gjenoppretting noensinne xx minutter."

Hvis du lagrer og avslutter presentasjonen umiddelbart, vil du ikke merke noen forskjell. Over tid, mens du fortsetter å gå gjennom presentasjonen, vil AutoRecover-funksjonen legge til KB i filen din.

Kopier alt til en ny presentasjon

Mens du lager presentasjonen din, lagrer PowerPoint forskjellige ting i bakgrunnen for å hjelpe deg. Vi har nevnt hvordan du slår av mange av disse funksjonene, sletter data som PowerPoint lagrer og så videre, men det er alltid en sjanse for at noe gled gjennom sprekkene, og PowerPoint lagret litt informasjon du ikke trenger. Å kopiere innholdet ditt til en ny presentasjon kan være en god løsning på problemet.

Dette kan være litt bry, men da du med PowerPoint må kopiere og lime inn hvert lysbilde (og mestre lysbildene). Når du har gjort det, vil den nye presentasjonen ikke ha noen av de forrige bakgrunnslagringene, AutoRecover-informasjonen eller tidligere versjoner av filen. Som et resultat bør du se en endring i filstørrelsen.

Selv om vi ikke kan fortelle deg nøyaktig hvor mye dette vil redusere filstørrelsen, siden hver presentasjon vil være forskjellig, er det verdt et skudd.

En mulighet: Pakk ut presentasjonen og komprimer den

Som vi nevnte tidligere, er en PPTX-fil en komprimert fil (det er grunnen til at størrelsen er mye mindre enn en gammel PPT-fil). Dette betyr at du kan åpne den med et verktøy som 7-Zip eller WinRar, trekke ut alle filene fra PPTX, legge dem til et komprimert arkiv, og deretter gi nytt navn til arkivet til en PPTX-filtype.

Vi hadde noen problemer her, skjønt.

I Robs testing med Word-dokumentet reduserte den størrelsen på filen fra 721 KB til 72 KB. Imidlertid ødela den filen i prosessen. I testingen min med 2.614 KB-filen ødela den ikke den, men den reduserte den bare til 2 594 KB - totalt bare 20 KB. Vi er usikre på hva som spilles av her, så hvis du vil gi dette en sjanse, må du ha en sikkerhetskopi av filen din før du gjør det.

Det er alle tipsene vi har for å redusere størrelsen på PowerPoint-presentasjonen. Vi leter alltid etter nye og interessante måter å redusere størrelsen på filene våre, så hvis du har noen tips, gi oss beskjed i kommentarfeltet, så tester vi dem gjerne!